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„Das mache ich später“: 7 kleine IT-Aufgaben, die gerne liegen bleiben
Den Computer neu starten, ein Update installieren oder einen alten Benutzer entfernen: Viele kleine IT-Aufgaben wirken nicht besonders dringend. Genau deshalb werden sie gerne verschoben – manchmal so lange, bis aus einer Kleinigkeit ein echtes Problem wird.
„Das mache ich später.“ In der IT ist dieser Satz wahrscheinlich häufiger zu hören, als einem lieb ist.
Das Update kann noch warten. Der Computer wird nächste Woche neu gestartet. Der ehemalige Mitarbeiter ist zwar schon seit Monaten nicht mehr im Unternehmen, aber um sein Benutzerkonto kümmert man sich irgendwann.
Viele dieser Dinge sind für sich genommen tatsächlich keine Katastrophe. Das Problem entsteht eher dadurch, dass aus „später“ schnell Wochen oder Monate werden.
Viele IT-Probleme beginnen nicht mit einem großen Fehler, sondern mit einer kleinen Aufgabe, die immer wieder verschoben wurde.
1. Den Computer endlich neu starten
Ein Notebook wird morgens aufgeklappt, abends zugeklappt und am nächsten Tag geht es genau dort weiter. Das ist praktisch – und kann sehr lange funktionieren.
Ein richtiger Neustart wird dabei allerdings gerne vergessen.
Updates warten möglicherweise auf ihren Abschluss, Anwendungen oder Dienste laufen seit Wochen und kleinere Probleme sammeln sich an. Irgendwann verhält sich ein Programm merkwürdig, die Verbindung funktioniert nicht mehr richtig oder der Computer wirkt plötzlich ungewöhnlich langsam.
Übrigens ist „Herunterfahren und wieder Einschalten“ bei aktuellen Windows-Systemen nicht unter allen Umständen dasselbe wie ein Neustart. Wer wirklich einen vollständigen Neustart durchführen möchte, verwendet am besten direkt die Funktion „Neu starten“.
2. Updates nicht wochenlang wegklicken
Update-Meldungen haben ein besonderes Talent dafür, genau dann aufzutauchen, wenn man gerade keine Zeit dafür hat.
Also klickt man auf „Später erinnern“.
Und beim nächsten Mal wieder.
Natürlich muss nicht jedes Update sofort in derselben Minute installiert werden. Gerade in Unternehmen sollten größere Änderungen kontrolliert erfolgen. Sicherheitsrelevante und notwendige Aktualisierungen dauerhaft aufzuschieben, ist allerdings ebenfalls keine gute Lösung.
Updates können unter anderem Fehler beheben und bekannte Sicherheitslücken schließen. Deshalb sollte klar geregelt sein, wie Betriebssysteme, Programme und andere eingesetzte Systeme aktuell gehalten werden.
Updates sollten einen geregelten Ablauf haben. Dann müssen Mitarbeiter nicht selbst entscheiden, welche Meldung wichtig ist und welche nicht.
3. Alte Benutzerkonten entfernen oder deaktivieren
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Notebook und Schlüssel werden zurückgegeben – und das Benutzerkonto bleibt vorsichtshalber noch bestehen.
Ein paar Wochen später denkt niemand mehr daran.
Das kann nicht nur bei Windows-Benutzern passieren. Je nach Unternehmen bestehen Zugänge beispielsweise für:
- Microsoft 365
- VPN-Zugänge
- Fachanwendungen
- Cloud-Dienste
- Webportale
- Telefonie
- externe Dienstleister und Plattformen
Bei einem Austritt sollte deshalb nicht nur das Benutzerkonto am Computer betrachtet werden. Wichtig ist ein Überblick darüber, auf welche Systeme die Person Zugriff hatte und was mit diesen Zugängen passieren soll.
4. Mehrstufige Anmeldung nicht auf später verschieben
Ein zusätzliches Bestätigen beim Anmelden ist zunächst etwas unbequemer als nur Benutzername und Passwort einzugeben.
Deshalb wird die Einrichtung einer Multi-Faktor-Authentifizierung – sofern sie nicht ohnehin vorgeschrieben ist – gerne verschoben.
Dabei bietet gerade ein zusätzlicher Faktor einen wichtigen Schutz, wenn Zugangsdaten beispielsweise durch Phishing oder ein anderweitig bekannt gewordenes Passwort in falsche Hände geraten.
Nur Passwort
Kennt jemand die Zugangsdaten, kann das unter Umständen bereits für eine Anmeldung ausreichen.
Mit zusätzlichem Faktor
Neben dem Passwort wird für die Anmeldung eine weitere Bestätigung benötigt.
Das bedeutet nicht, dass Multi-Faktor-Authentifizierung jedes Sicherheitsproblem verhindert. Sie ist aber eine grundlegende Schutzmaßnahme, die bei wichtigen Benutzerkonten nicht dauerhaft auf der Aufgabenliste stehen sollte.
5. Kleine IT-Probleme nicht monatelang akzeptieren
„Das funktioniert schon länger nicht richtig.“
Auch dieser Satz fällt im IT-Alltag erstaunlich oft.
Der Drucker verliert regelmäßig die Verbindung. Outlook fragt immer wieder nach dem Kennwort. Das WLAN funktioniert in einem Besprechungsraum nur manchmal. Eine Anwendung zeigt seit Wochen eine Fehlermeldung.
Weil irgendwie weitergearbeitet werden kann, arrangiert man sich mit dem Problem.
Das kostet allerdings jeden Tag ein paar Minuten. Bei mehreren Mitarbeitern können aus einem kleinen Ärgernis schnell viele verlorene Arbeitsstunden werden.
Wenn ein Problem regelmäßig auftritt und die Arbeit unterbricht, warum sollte man sich jeden Tag aufs Neue damit beschäftigen?
Außerdem können wiederkehrende kleine Störungen ein Hinweis auf ein grundlegenderes Problem sein. Deshalb ist es sinnvoll, solche Fehler nicht erst dann zu melden, wenn gar nichts mehr funktioniert.
6. Alte Geräte nicht erst ersetzen, wenn sie ausfallen
Solange ein Computer noch startet, funktioniert er doch – oder?
Grundsätzlich ja. Trotzdem gibt es einen Unterschied zwischen „funktioniert noch“ und „ist für den täglichen Arbeitseinsatz noch sinnvoll“.
Ein älteres Gerät kann beispielsweise immer langsamer werden, aktuelle Anforderungen nicht mehr erfüllen oder ein Betriebssystem verwenden, für das notwendige Aktualisierungen nicht mehr zur Verfügung stehen.
Besonders ungünstig ist es, wenn ein geschäftlich wichtiges Gerät erst dann ersetzt wird, wenn es plötzlich gar nicht mehr funktioniert.
Dann müssen Ersatzgerät, Einrichtung und Datenübernahme unter Zeitdruck erfolgen.
Deshalb lohnt es sich, einen groben Überblick über Alter und Zustand der eingesetzten Computer und Notebooks zu behalten.
7. Die Datensicherung nicht einfach voraussetzen
„Unsere Daten werden eh gesichert.“
Das klingt beruhigend. Interessant wird es allerdings bei der nächsten Frage:
Wann wurde zuletzt geprüft, ob sich aus dieser Sicherung tatsächlich Daten wiederherstellen lassen?
Eine Datensicherung ist besonders wichtig, wenn sie benötigt wird. Erst in diesem Moment festzustellen, dass bestimmte Daten gar nicht enthalten waren oder die Sicherung seit längerer Zeit nicht funktioniert, ist entsprechend unangenehm.
- Welche Daten werden gesichert?
- Wie häufig erfolgt die Sicherung?
- Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
- Wer kontrolliert, ob die Sicherung erfolgreich war?
- Wurde eine Wiederherstellung bereits getestet?
Eine vorhandene Backup-Lösung ist nur ein Teil des Konzepts. Ebenso wichtig ist zu wissen, ob die benötigten Daten tatsächlich gesichert werden und im Ernstfall wiederhergestellt werden können.
Das eigentliche Problem ist selten die einzelne Aufgabe
Keiner dieser Punkte klingt besonders spektakulär.
Einen Computer neu starten. Updates durchführen. Einen Benutzer deaktivieren. Einen Fehler melden. Ein älteres Notebook rechtzeitig austauschen.
Genau darin liegt das Problem.
Dringende Aufgaben werden erledigt. Kleine IT-Aufgaben ohne unmittelbare Konsequenzen landen dagegen schnell am Ende der Prioritätenliste.
Mit der Zeit sammeln sie sich an.
Reaktiv
Handeln, wenn etwas nicht mehr funktioniert
Probleme werden erst dann bearbeitet, wenn sie den Arbeitsalltag bereits deutlich beeinträchtigen.
Vorausschauend
Kleine Aufgaben regelmäßig erledigen
Updates, Benutzer, Geräte und Sicherungen werden laufend im Blick behalten.
Wer kümmert sich eigentlich darum?
Gerade in kleineren Unternehmen ist die Antwort auf diese Frage nicht immer eindeutig.
Manche IT-Aufgaben übernimmt die Geschäftsführung, andere ein technisch interessierter Mitarbeiter und bei größeren Problemen wird ein externer Dienstleister angerufen.
Das kann funktionieren. Schwierig wird es, wenn bestimmte Aufgaben niemandem eindeutig zugeordnet sind.
Denn wenn sich niemand zuständig fühlt, wird aus „Das mache ich später“ schnell „Ich dachte, das macht jemand anderes“.
Gute IT-Betreuung bedeutet nicht nur, bei einem Ausfall möglichst schnell zu reagieren.
Sie bedeutet auch, sich um die kleinen Dinge zu kümmern, bevor daraus große Probleme werden.Eine kleine IT-Routine hilft
Nicht jede Aufgabe muss täglich kontrolliert werden. Für viele kleine und mittlere Unternehmen kann bereits eine einfache Routine viel bewirken.
- Updates und Gerätestatus regelmäßig kontrollieren
- Benutzer und Zugriffsrechte aktuell halten
- Ein- und Austritte strukturiert abwickeln
- Wiederkehrende Fehler nicht dauerhaft hinnehmen
- Alter und Zustand wichtiger Geräte im Blick behalten
- Datensicherungen kontrollieren und Wiederherstellungen testen
- Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig überprüfen
Welche Kontrollen sinnvoll sind und wie häufig sie durchgeführt werden sollten, hängt von der vorhandenen IT und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Entscheidend ist vor allem, dass diese Aufgaben überhaupt einen festen Platz bekommen und nicht ausschließlich dann erledigt werden, wenn gerade zufällig Zeit dafür ist.
Fazit: Aus „später“ sollte irgendwann „erledigt“ werden
Nicht jede verschobene IT-Aufgabe führt automatisch zu einem Problem.
Ein Computer muss nicht ausfallen, nur weil ein Neustart aufgeschoben wurde. Ein älteres Notebook kann noch lange funktionieren und auch ein kleines technisches Problem kann tatsächlich harmlos sein.
Wenn allerdings Updates, Benutzerkonten, Backups, Geräte und wiederkehrende Fehler dauerhaft ignoriert werden, steigt mit der Zeit das Risiko für unnötige Störungen und zusätzlichen Aufwand.
Oft braucht es dafür keine komplizierten Prozesse. Ein klarer Ansprechpartner und einige regelmäßige Kontrollen können bereits dafür sorgen, dass aus vielen kleinen offenen Punkten keine große Baustelle entsteht.
IT-Betreuung für Unternehmen
Wer kümmert sich um die Dinge, die sonst liegen bleiben?
Ich unterstütze kleine und mittlere Unternehmen bei der laufenden Betreuung ihrer IT – von Benutzern und Arbeitsplätzen über Microsoft 365 bis zu Updates, Datensicherung und den kleinen Problemen des Arbeitsalltags.