Backup für Unternehmen: Server, Clients und Cloud richtig sichern

Beim Thema Datensicherung denken viele Unternehmen zuerst an ihren Server. Dort liegen zentrale Dokumente, Datenbanken, Anwendungen und andere wichtige Unternehmensdaten – und selbstverständlich sollten diese regelmäßig gesichert werden.

Die IT-Landschaft vieler kleiner und mittlerer Unternehmen hat sich jedoch verändert. Daten befinden sich heute nicht mehr ausschließlich auf dem eigenen Server.

Mitarbeiter arbeiten lokal auf PCs und Notebooks, speichern Dateien auf ihren Geräten und verwenden gleichzeitig Cloud-Dienste wie Microsoft 365. E-Mails liegen in Exchange Online, Dokumente in OneDrive oder SharePoint und einzelne Arbeitsstände möglicherweise nur auf dem Notebook eines Mitarbeiters.

Dadurch entsteht eine entscheidende Frage:

Sichern wir wirklich alle wichtigen Unternehmensdaten – oder nur unseren Server?

Eine gute Backup-Strategie beginnt deshalb nicht mit der Auswahl einer Backup-Software. Sie beginnt mit der Frage, wo sich wichtige Daten im Unternehmen überhaupt befinden.

Backup bedeutet mehr als nur Server sichern

Früher war die Situation häufig überschaubar. Daten lagen zentral auf einem Fileserver und wurden von dort regelmäßig auf ein Backup-Medium gesichert.

Heute verteilen sich Unternehmensdaten oft auf mehrere Bereiche.

1. Serverdaten zuverlässig sichern

Der Server bleibt in vielen Unternehmen ein zentraler Bestandteil der Datensicherung.

Je nach IT-Umgebung befinden sich dort beispielsweise:

• gemeinsame Dateiablagen
• Datenbanken
• Anwendungsdaten
• virtuelle Server
• Konfigurationsdaten
• Dokumentenarchive

Diese Daten sollten automatisiert und regelmäßig gesichert werden. Ebenso wichtig ist eine sinnvolle Aufbewahrung mehrerer Sicherungsstände.

Denn nicht jeder Datenverlust wird sofort bemerkt. Wird eine beschädigte oder versehentlich veränderte Datei erst Tage später entdeckt, hilft möglicherweise das Backup der vergangenen Nacht nicht mehr.

2. Client-Backup: Auch PCs und Notebooks enthalten wichtige Daten

Ein Bereich wird bei der Datensicherung in Unternehmen häufig übersehen: die Geräte der Mitarbeiter.

Eigentlich sollten wichtige Unternehmensdaten zentral auf dem Server oder in dafür vorgesehenen Cloud-Speichern abgelegt werden. Im Arbeitsalltag sieht die Situation jedoch oft anders aus.

Dokumente landen auf dem Desktop. Dateien werden vorübergehend im Download-Ordner gespeichert. Excel-Auswertungen, Exporte, Präsentationen oder Projektdateien befinden sich möglicherweise nur lokal auf einem PC oder Notebook.

Fällt dieses Gerät aus, wird gestohlen oder durch Schadsoftware beschädigt, können diese Daten verloren sein.

„Die Mitarbeiter sollen nichts lokal speichern“ ist noch keine Backup-Strategie.

Natürlich sollte eine klare Datenablage definiert werden. Gleichzeitig muss eine Datensicherung berücksichtigen, wie im Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird.

Besonders bei Notebooks ist das relevant. Mitarbeiter arbeiten unterwegs oder im Homeoffice und sind möglicherweise längere Zeit nicht mit der zentralen Unternehmensinfrastruktur verbunden.

Welche Daten auf Clients sollten gesichert werden?

Nicht zwangsläufig muss jeder PC vollständig gesichert werden. Betriebssystem und Standardprogramme lassen sich in vielen Fällen neu installieren.

Entscheidend ist vielmehr, ob sich auf dem Gerät Daten befinden, die bei einem Ausfall nicht ohne Weiteres wiederhergestellt werden können.

• Dokumente und Dateien auf dem Desktop
• lokale Dokumentenordner
• fachspezifische Anwendungsdaten
• lokale Datenbanken
• Exporte und Auswertungen
• Projektdateien und aktuelle Arbeitsstände
• Daten auf Notebooks von Außendienst- oder Homeoffice-Mitarbeitern

Welche Bereiche tatsächlich gesichert werden müssen, hängt vom jeweiligen Unternehmen und dessen Arbeitsweise ab.

3. Cloud-Backup: Auch Daten in der Cloud müssen berücksichtigt werden

Noch häufiger wird die Datensicherung bei Cloud-Diensten unterschätzt.

Die Daten liegen schließlich in einem professionellen Rechenzentrum. Die Infrastruktur ist hochverfügbar und der Cloud-Anbieter betreibt umfangreiche Schutz- und Redundanzmechanismen.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass für jedes mögliche Szenario eine unabhängige Datensicherung nach den Anforderungen des eigenen Unternehmens vorhanden ist.

Cloud-Verfügbarkeit und Backup sind zwei unterschiedliche Themen.

Auch in Cloud-Umgebungen können Daten versehentlich gelöscht oder verändert werden. Benutzerkonten können kompromittiert werden und synchronisierte Änderungen können sich auf mehrere Geräte auswirken.

Deshalb sollte auch für Cloud-Daten geklärt werden, welche Wiederherstellungsmöglichkeiten vorhanden sind, wie lange gelöschte oder veränderte Daten verfügbar bleiben und ob diese Möglichkeiten zu den Anforderungen des Unternehmens passen.

Microsoft 365 Backup: E-Mail, OneDrive und SharePoint nicht vergessen

Microsoft 365 gehört in vielen Unternehmen längst zur zentralen IT-Infrastruktur.

Dort befinden sich unter Umständen:

• E-Mails in Exchange Online
• Dateien in OneDrive
• gemeinsame Dokumente in SharePoint
• Daten und Dateien aus Microsoft Teams
• Kontakte und Kalender

Damit liegen möglicherweise große Teile der täglichen Unternehmenskommunikation und Dokumentation nicht mehr auf dem eigenen Server.

Bei der Planung der Datensicherung sollte deshalb bewusst geprüft werden, welche Microsoft-365-Daten für den Geschäftsbetrieb wichtig sind und wie diese im Ernstfall wiederhergestellt werden können.

Synchronisation ist kein Backup

Ein häufiges Missverständnis entsteht bei synchronisierten Cloud-Speichern.

Wird beispielsweise eine Datei aus OneDrive auf einen Computer synchronisiert, existiert sie zwar an mehreren Stellen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass eine unabhängige Sicherung vorhanden ist.

Änderungen und Löschungen können ebenfalls synchronisiert werden.

Ein Backup verfolgt deshalb ein anderes Ziel: Es soll einen unabhängigen Datenstand bereitstellen, auf den im Bedarfsfall zurückgegriffen werden kann.

Mehrere synchronisierte Kopien einer Datei sind nicht automatisch mehrere unabhängige Backups.

4. Backups sollten vom Produktivsystem getrennt sein

Ein weiterer wichtiger Punkt einer guten Backup-Strategie ist die Trennung zwischen Produktivdaten und Sicherung.

Liegt das Backup direkt neben den Originaldaten und ist über dieselben Systeme oder Zugangsdaten erreichbar, kann ein einzelner Sicherheitsvorfall möglicherweise beides betreffen.

Das ist insbesondere bei Ransomware oder kompromittierten Administratorkonten problematisch.

Deshalb sollten Backup-Systeme so geplant werden, dass Sicherungen möglichst unabhängig von der produktiven Umgebung geschützt sind.

Je nach Umgebung können dabei unterschiedliche Konzepte zum Einsatz kommen, beispielsweise getrennte Backup-Ziele, Offline-Sicherungen oder Sicherungen, die nachträglich nicht ohne Weiteres verändert oder gelöscht werden können.

Die 3-2-1-Regel als Orientierung für die Datensicherung

Eine bekannte Grundregel für Backups ist die sogenannte 3-2-1-Regel.

• 3 Kopien wichtiger Daten
• 2 unterschiedliche Speicherarten beziehungsweise Systeme
• 1 Kopie räumlich oder technisch getrennt

Die 3-2-1-Regel ist kein fertiges Backup-Konzept für jedes Unternehmen. Sie verdeutlicht aber einen wichtigen Gedanken:

5. Wie oft sollten Unternehmen ein Backup durchführen?

Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht.

Entscheidend ist die Frage, wie viel Arbeit beziehungsweise wie viele Daten ein Unternehmen im Ernstfall verlieren kann.

Wer täglich nur wenige Änderungen an seinen Daten vornimmt, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, in dem laufend neue Aufträge, Dokumente, Buchungen oder andere Geschäftsdaten entstehen.

Deshalb sollte für unterschiedliche Systeme festgelegt werden, in welchen Abständen eine Sicherung erforderlich ist.

Eine Datensicherung, die nur einmal pro Woche durchgeführt wird, kann technisch funktionieren. Wenn dadurch im Ernstfall aber mehrere Arbeitstage verloren gehen, passt sie möglicherweise nicht zu den Anforderungen des Unternehmens.

6. Aufbewahrungszeiten für Backups festlegen

Nicht jedes Problem wird unmittelbar erkannt.

Eine Datei kann versehentlich überschrieben werden. Daten können unbemerkt beschädigt worden sein. Ein Mitarbeiter bemerkt möglicherweise erst Wochen später, dass ein benötigtes Dokument fehlt.

Deshalb sollte ein Backup mehrere Sicherungsstände enthalten.

Wie lange diese aufbewahrt werden, hängt von den Anforderungen des Unternehmens, dem verfügbaren Speicher und gegebenenfalls auch rechtlichen oder organisatorischen Vorgaben ab.

Wichtig ist vor allem, dass die Aufbewahrung bewusst definiert wird und nicht lediglich aus der Standardeinstellung einer Backup-Software entsteht.

7. Backup überwachen und Wiederherstellung testen

Ein erfolgreich ausgeführter Backup-Job ist zunächst einmal eine gute Nachricht.

Er beweist jedoch noch nicht, dass die benötigten Daten im Ernstfall vollständig und innerhalb eines akzeptablen Zeitraums wiederhergestellt werden können.

Deshalb sollten Wiederherstellungen regelmäßig getestet werden.

• Lässt sich eine einzelne Datei wiederherstellen?
• Lässt sich ein kompletter Server wiederherstellen?
• Können Daten eines ausgefallenen Arbeitsplatzes zurückgespielt werden?
• Können E-Mails oder Cloud-Dateien wiederhergestellt werden?
• Sind die benötigten Zugangsdaten und Schlüssel verfügbar?
• Ist dokumentiert, wie eine Wiederherstellung durchgeführt wird?
• Ist bekannt, wie lange eine vollständige Wiederherstellung ungefähr dauert?

Was sollte ein Unternehmen sichern?

Die Antwort lässt sich nicht auf einen einzelnen Server reduzieren.

Für eine sinnvolle Backup-Strategie sollten mindestens drei Bereiche betrachtet werden:

Typische Fehler bei Backups in Unternehmen

Viele Probleme bei der Datensicherung entstehen nicht dadurch, dass überhaupt kein Backup vorhanden ist. Häufig ist das Backup-Konzept schlicht nicht vollständig.

• Nur der Server wird gesichert
• Lokale Daten auf PCs und Notebooks werden vergessen
• Microsoft 365 und andere Cloud-Daten werden grundsätzlich als „bereits gesichert“ betrachtet
• Synchronisation wird mit Backup gleichgesetzt
• Alle Sicherungen sind ständig mit der Produktivumgebung verbunden
• Es existieren zu wenige ältere Wiederherstellungspunkte
• Fehlgeschlagene Backup-Jobs werden nicht bemerkt
• Wiederherstellungen werden nie getestet
• Niemand weiß genau, welche Systeme und Daten vom Backup erfasst werden

Backup braucht einen Verantwortlichen

Automatisierte Datensicherung bedeutet nicht, dass sich niemand mehr darum kümmern muss.

Backup-Jobs können fehlschlagen. Speicher kann voll werden. Notebooks können längere Zeit offline sein. Zugangsdaten können sich ändern und neue Cloud-Dienste oder Anwendungen können hinzukommen.

Deshalb sollte klar definiert sein, wer die Datensicherung überwacht und regelmäßig kontrolliert.

Fazit: Ein gutes Backup umfasst Server, Clients und Cloud

Eine gute Backup-Strategie beginnt mit einer vollständigen Betrachtung der Unternehmensdaten.

Der Server ist dabei weiterhin wichtig. Er ist aber längst nicht mehr der einzige Ort, an dem geschäftskritische Informationen gespeichert werden.

Auch PCs und Notebooks sowie Cloud-Dienste wie Microsoft 365 müssen berücksichtigt werden. Entscheidend ist nicht, ob irgendwo ein Backup-Job erfolgreich durchläuft, sondern ob die benötigten Daten nach einem Ausfall, einem Bedienfehler oder einem Sicherheitsvorfall tatsächlich wiederhergestellt werden können.